为深入贯彻落实“从群众中来到群众中去”的群众路线，进一步规范文件管理工作，切实增强文件的针对性、时效性和严肃性，提高工作效率，充分发挥文件在办学治校过程中的作用，特制订本办法。
一、文件内涵
本办法中“文件”指由党政办公室印制的标有学校各类正式字号、涉及规章制度类的公文。主要包括学校重大决定、规章制度的下达等事宜。涉及的文种主要有决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、函和纪要等。
二、制订原则
（一）必要性。确有必要行文，可行可不行的不行文。
（二）合法性。不与国家法律法规相抵触。
（三）简洁性。观点明确，言简意赅。
（四）系统性。坚持从办学指导思想和定位出发，注重文件体系构建，充分体现文件之间的连续性、一致性、整体性。
三、制订程序
（一）文件草拟。主办单位根据实际工作需要或按照领导布置起草拟定文件征求意见稿，单位主要负责人要对文件征求意见稿亲自把关，并报分管校领导审阅。
（二）征求意见。主办单位根据文件内容确定征求意见范围，内容涉及教师、学生切身利益的制度性文件，主办单位必须通过座谈会、问卷、访谈等不同形式充分征求教师、学生的意见和建议，教学类文件须经学校教学督导委员会讨论同意，科研类文件须经学校学术委员会讨论同意，文件内容涉及其他部门职责范围的应征求所涉及部门的意见和建议。凡涉及国家法律、法规和有关规定的，主办单位必须征求政策法规处审核意见。
（三）会议研究。重要的制度性文件征求意见程序完成后，报分管校领导审核同意，然后经所有党委常委传阅签批后，根据《中共中国竞彩网委员会常务委员会议事决策规则》《中国竞彩网院长办公会议事决策规则》规定的议事决策范围，提交党委常委会议、校长办公会议讨论通过后进入发文程序。
（四）党政办审核。党政办公室主要从是否符合行文规则等方面予以审核。对不符合规定的公文，草拟文稿需作较大改动或涉及实质性内容修改的，退回主办单位按上述发文程序重新报审。审核通过后安排主办单位填写“中国竞彩网发文稿纸”。
（五）部门会签。拟制文件要根据征求意见、建议的具体情况，找相关部门、委员会负责人或征求意见代表在发文稿纸上会签意见，已在发文传阅卡签字同意的单位不再在发文稿纸会签，主办单位承办人在会签栏标注即可。
（六）领导签批。拟制文件由主办单位负责依次报送分管校领导和学校党政主要领导签批意见。签批时领导应明确签署意见、姓名和日期。
（七）复核与印制。党政主要领导签批后的发文稿纸和拟制文件交党政办公室。党政办公室要登记、编号，拟定印制份数和发送范围，同时对文件进行最后复核。复核无误后送党政办主任签字，签字后开始印制。印制装订的公文统一送至机要室由专人按规定用印。
（八）报送与下发。学校统一印制的各类文件由党政办公室负责发到校内各有关单位。需向上级机关呈报或其他校外单位递送的文件由党政办公室负责邮寄，特殊情况需直接送达的文件由受学校委托的专人负责报送。
四、文号使用
向上级请示、报告或涉及重大事宜、具有长期性效力的文件以党字、校字印发，干部任免以党干字文件印发，教学管理以校教字文件印发，学生管理以校学字文件印发，其余文件根据具体情况以党政办字印发。
五、文件传阅
各单位办公室主任或综合科科长负责文件的签收、登记、传阅、保管、归档等工作；不设办公室和综合科的单位，确定专人负责此项工作。
文件印发到各单位后，应实行签阅制度，及时进行传阅、传达，确保应知人员周知。需要在大会上传达或向全体师生员工传达的文件，由各单位领导负责落实。
六、文件落实
（一）每份文件都必须有专人负责落实。各单位主要负责人根据文件具体要求，结合岗位职责，确定出文件落实的责任人，并在文件上予以签注，由其从始至终负责文件的贯彻落实。
（二）文件在执行过程中，如有与实际情况不符或其它问题，或有建设性的意见与建议，执行单位需及时向党政办公室提出。党政办公室根据实际情况请示有关校领导后，协调文件涉及的职能部门予以解释或解决。
七、文件督办
文件督办的原则是：按照文件涉及的职能对口督办，党政办公室综合协调。督办单位对文件落实情况加强调查了解，对文件落实过程中出现的问题，及时解决或予以反映；对落实不力的单位，报请分管领导同意后，提出通报批评。
八、文件翻检
（一）为增强文件的时效性和执行力，各单位（以下主要指职能部门）每年7月至9月都必须对现执行的文件进行翻检。翻检原则按照文件涉及的职能对口翻检，党政办公室综合协调。
（二）各单位在认真总结文件执行情况的基础上，根据工作新形势、新任务，对现执行的、主要涉及自身的职能或由本单位起草的文件进行逐一审核，按照需要修订、需要废止、需要制定三大类，列出文件翻检目录（含拟修订、制定文件的时间表），经分管校领导审阅同意后，报党政办公室汇总。
（三）党政办公室汇总。党政办公室根据各单位交送的文件翻检目录予以汇总，报校党政主要负责人批准后，形成文件翻检目录，并向全校发文通告需废止的文件。
（四）修订文件。各单位根据修订文件时间表，9月底以前完成文件修订工作。文件修订程序与文件制定程序相同。
（五）文件归档。各单位文件保管人员每年在翻检文件过程中要及时对文件进行整理、归档。归档要保持文件、材料的完整性。对已决定废止和不具备归档存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，连同文件一起交送党政办公室，经学校主要负责人审核批准后，由党政办公室负责销毁。
九、附则
（一）除党政办公室使用学校正式发文字号行文外，纪检委、工会、团委可根据工作实际使用本单位文头纸行文，其余各单位不得使用印制有发文单位标识的文头纸行文。
（二）本办法自发布之日起施行，由党政办公室负责解释，原党字〔2007〕21号、院字〔2007〕41号文件废止。